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Project Profile: Project managing a database of regulatory requirements for an enterprise client

24 Jan 2019 12:02 PM | Stef Alexandru (Administrator)

version française ci-dessous.

This month's project profile involves project management.

Project managing a database of regulatory requirements for an enterprise client

Victoria Baranow, Project Manager—Regulatory Compliance | Norton Rose Fulbright Canada

1. Please describe the project in which you are involved and its goals.

I am currently involved in a global project for one of the firm’s enterprise clients. We are creating a database of regulatory requirements found in legislation and in the documentation of other regulatory-type bodies for about 40 jurisdictions. These are requirements to which our client must adhere in order to be considered in ‘good standing’. It is an absolutely massive project. Our database currently has nearly 30,000 entries, of which more than 17,200 entries impose requirements upon our client.

2. What is your role?

I am the project manager. I coordinate the work for the project within the firm and serve as the single point of contact for nearly all communication between the client and our firm and by extension, all external firms and other offices involved. Internally I handle resourcing, documenting the project, flag risks, and try to keep everyone on track. When new clients are proposed for the same work I provide the scoping–how many hours are expected for the work and by which people.

3. What challenges have you encountered?

Being under resourced from the project management side, partly from underestimating the work involved generally but also due to complications that have arisen. From about a month into the project until now it is ‘normal’ for me to have a 55 hour work week, and it has risen above that. There have been several days staying at the firm working with the lawyers until 11 pm in order to meet a submission deadline of our Canadian content, and a few times working until 2 or 3 am at home when coordinating the content of other jurisdictions. Time zones have a huge impact here – we ended up working very closely with our Hong Kong office and it was often much easier to make progress if I worked in the evenings, which were their mornings. Nonetheless, our client and Toronto team are very much in the EST time zone even during our work with Hong Kong.

Other challenges were typical in any large project: law firm politics, budgets, resourcing for the legal work (lawyers often have many files to juggle), and difficulties with ‘vendors’ (external counsel in other jurisdictions). We also had a number of scope challenges/scope creep to deal with, and a client with very high expectations for out-of-scope work.

4. What is the timeline for this project? (i.e. long term or short term)

This is a long term project that started in January 2018. I started in my role in late March 2018. We are still going and expect that there will be other clients interested in the product over time.

5. Do you have any tips for library professionals who may be considering a similar project?

One of the more unique and valuable skills/knowledge that I brought to this project was an understanding of how legislation is updated where lawyers tended or assumed ideas about ease of finding legislation, updating it, and how governments make it available to the public. Extreme organization on my part has been key–keeping on top of emails and filing emails no longer relevant has been a large part of that. Diplomatic communication is also a skill that needs to be honed–this is important both for clients and internal stakeholders (partners). You have to be willing and confident enough to speak up in meetings and note red flags or risks as they come up, without upsetting anyone. In client meetings, there is a delicate balance of maintaining client relationships while also protecting the firm when being asked to do something or agreeing to out of scope work or work that presents a risk to the project. Partners rely on you to give them the facts and raise issues, but their own personalities and firm politics play a part as well. To be successful in this kind of client-facing role, you need to practice direct, but diplomatic communication.

Projet de gestion d’une base de données contenant des exigences réglementaires pour une entreprise cliente

Victoria Baranow, gestionnaire de projet – conformité réglementaire | Norton Rose Fulbright Canada

1. Décrivez-nous le projet auquel vous collaborez ainsi que ses objectifs.

Je collabore actuellement à un projet mondial pour le compte d’une entreprise cliente de notre cabinet. Nous travaillons à la création d’une base de données sur les exigences réglementaires qui figurent dans la législation et la documentation d’autres organismes de réglementation provenant d’une quarantaine de pays. Il s’agit d’exigences auxquelles notre client doit se conformer pour qu’il soit considéré « en règle ». C’est un projet de très grande envergure. Notre base de données contient actuellement près de 30 000 entrées, dont plus de 17 200 sont des exigences auxquelles doit satisfaire notre client.

2. Quel est votre rôle?

J’occupe les fonctions de gestionnaire de projet. Je coordonne les travaux du projet au sein du cabinet et j’agis à titre de point de contact unique pour pratiquement toutes les communications entre le client et notre cabinet et, par extension, toutes les entreprises externes et les autres bureaux concernés. À l’interne, je gère les ressources, je documente les aspects du projet, je signale les risques et j’essaie de garder tout le monde sur la bonne voie. Lorsque le même type de travail est proposé à de nouveaux clients, c’est moi qui définis la portée du projet; c’est-à-dire le nombre d’heures prévues pour le travail et les personnes affectées aux tâches.

3. Quels sont les défis que vous avez eu à relever?

Le manque de ressources du point de vue de la gestion du projet, qui est attribuable en partie à une sous-estimation du travail habituellement requis, mais aussi à cause de complications qui sont survenues. Depuis pratiquement le premier mois du projet jusqu’à présent, il est « normal » de travailler 55 heures par semaine ou même plus. J’ai passé plusieurs journées à travailler avec les avocats jusqu’à 23 h afin de respecter la date limite de soumission de notre contenu canadien, et j’ai travaillé à l’occasion jusqu’à 2 ou 3 heures du matin chez moi pour coordonner le contenu d’autres pays. Les fuseaux horaires ont une incidence énorme ici. Nous avons dû travailler en étroite collaboration avec notre bureau de Hong Kong, et il était souvent beaucoup plus facile de faire des progrès lorsque je travaillais le soir, qui était le matin là-bas. Néanmoins, notre client et l’équipe de Toronto sont tous deux situés dans le fuseau horaire de l’Est même lorsque nous travaillons avec Hong Kong.

Les autres défis étaient sensiblement courants à tout projet d’envergure : les politiques des cabinets d’avocats, les budgets, l’affectation des ressources juridiques (les avocats doivent souvent jongler avec de nombreux dossiers) et les difficultés avec les « fournisseurs » (les conseillers externes dans d’autres pays). Nous avons également eu à composer avec des difficultés liées aux paramètres du projet et avec un client ayant des attentes très élevées pour des activités qui étaient hors de la portée du projet.

4. Quel est l’échéancier de ce projet? (C’est-à-dire à long terme ou à court terme)

Il s’agit d’un projet à long terme qui a débuté en janvier 2018 et je suis entrée en fonction à la fin du mois de mars. Le projet est toujours en cours et nous nous attendons à ce que d’autres clients s’intéressent au produit avec le temps.

5. Quels conseils donneriez-vous aux professionnels en bibliothéconomie qui envisageraient de réaliser un projet semblable?

L’une des plus précieuses compétences et connaissances que j’ai apportées à ce projet a été ma compréhension de la façon dont la législation est mise à jour – contrairement aux avocats qui ont tendance à croire ou pensent que la recherche de lois et la mise à jour se font facilement – et de savoir comment les gouvernements mettent ces documents à la disposition du public. Une très bonne organisation de ma part a été cruciale. Par exemple, m’assurer de bien gérer les courriels et de classer ceux qui ne sont plus pertinents font beaucoup partie de mon travail. La communication diplomatique constitue également une compétence à peaufiner; c’est une aptitude importante à détenir envers les clients et les intervenants internes (les partenaires). Vous devez être suffisamment prêt pour oser prendre la parole lors de réunions et soulever les problèmes ou les risques au fur et à mesure qu’ils se présentent sans vexer quiconque. Lors de réunions avec les clients, il y a un équilibre délicat à maintenir entre les relations avec la clientèle et la protection du cabinet; par exemple, un client peut vous demander de faire des activités en dehors de la portée du projet ou présentant un risque. Bien que les partenaires comptent sur vous pour leur donner les faits et soulever des problèmes, leur personnalité et les politiques des cabinets jouent également un rôle. Pour réussir dans ce poste d’interaction avec la clientèle, vous devez pratiquer la communication directe tout en faisant preuve de diplomatie. 

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