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Project Profile: Law Clerk Exit Interviews with the Supreme Court of Canada Library

14 Jan 2020 12:56 PM | Stef Alexandru (Administrator)

version française ci-dessous.

Project Profile: Law Clerk Exit Interviews with the Supreme Court of Canada Library

Krisandra Ivings, Reference Librarian | Supreme Court of Canada

The Supreme Court of Canada (SCC) Library serves all of the organization’s employees, but its largest user group has consistently been the Court’s group of 36 law clerks. In past years, the Library has endeavoured to collect feedback from law clerks by asking departing clerks to fill out a short exit survey. This year, to supplement the survey, I asked to conduct in-person exit interviews with selected law clerks to gather more qualitative feedback on library services.

The Court’s two reference librarians, myself and a colleague, conducted interviews with a total of 9 law clerks. In conjunction with the Manager of Reference & Research, we selected the law clerks to be interviewed, aiming to gather feedback from a group which represented gender, racial, language, and geographical diversity, as well as different law schools and judicial chambers. We also looked to interview some clerks who used the library frequently, and some who did not.

I performed the English-language interviews with law clerks (5 interviews), while my colleague performed interviews in French (4 interviews). Using our combined notes, I produced a report summarizing all of the feedback we received, which was then circulated to library staff and upper management.

Though we had created a list of potential questions beforehand, interviews were very open-ended and we encouraged the clerks to direct the discussion. The feedback we gathered from these exit interviews has proved extremely valuable. Not only did we gather important feedback about our existing products and services, but law clerks enthusiastically brainstormed ideas for new or improved procedures and products. They also shared many positive comments about the library staff, services, and collections. Personally, I also found the process a great opportunity to learn about the work demands and process of the law clerks, and this has allowed me to better understand how the library fits in and can facilitate their work at the Court.

The interviews required only minimal funding (we offered to purchase coffee for each of the clerks interviewed), but of course, projects like this require a significant investment of staff hours. Recognizing that many libraries may not be able to spare the staff time required, I would encourage collecting user feedback through interviews, and particularly exit interviews, whenever possible. In our case, we were able to collect meaningful qualitative data and brainstorm ideas with our primary client group, improving our services for all our users. We are excited to repeat the exercise again in 2020, and to potentially reach out to permanent staff from other branches for interviews in the future.

Profil de projet Entrevues de départ réalisées auprès d’auxiliaires juridiques de la bibliothèque de la Cour suprême du Canada

Krisandra Ivings, bibliothécaire de référence | Cour suprême du Canada

La bibliothèque de la Cour suprême du Canada (CSC) dessert tous les employés de l’organisation, mais son principal groupe d’usagers a toujours été celui des 36 auxiliaires juridiques de la Cour. Au cours des dernières années, le personnel de la bibliothèque a entrepris de recueillir des commentaires auprès des auxiliaires qui quittaient leur poste en leur demandant de remplir un court questionnaire de départ. Cette année, en complément de ce questionnaire, j’ai demandé de mener des entrevues de départ en personne auprès d’auxiliaires sélectionnés afin de recueillir des commentaires plus poussés sur les services offerts par la bibliothèque.

Une collègue et moi, les deux bibliothécaires de référence de la Cour, avons donc mené des entrevues auprès de neuf auxiliaires juridiques. En collaboration avec le gestionnaire, Référence et recherche, nous avons sélectionné des auxiliaires à interroger pour recueillir des commentaires auprès d’un groupe représentant la diversité hommes-femmes, raciale, linguistique et géographique de même que différents tribunaux judiciaires et facultés de droit. Nous cherchions également à interroger des auxiliaires qui utilisaient fréquemment la bibliothèque et d’autres qui n’utilisaient pas nos services.

J’ai effectué les entrevues en anglais (5 entrevues) tandis que ma collègue a effectué les entrevues en français (4 entrevues). J’ai ensuite réuni nos notes afin de rédiger un rapport résumant les commentaires recueillis. Ce rapport a ensuite été distribué au personnel de la bibliothèque et à la haute direction.

Même si nous avions dressé une liste de questions au préalable, les entrevues étaient non directives et les auxiliaires étaient invités à orienter la discussion. Les commentaires recueillis lors de ces entrevues de départ se sont avérés très utiles. Outre les informations importantes recueillies sur nos produits et services existants, les auxiliaires ont participé avec enthousiasme à l’échange d’idées pour améliorer les procédures et produits ou trouver de nouvelles solutions. Ils ont également fait part de nombreux commentaires positifs à l’égard du personnel, des services et des collections de la bibliothèque. Personnellement, j’ai également trouvé que cette démarche était une excellente occasion d’en apprendre davantage sur les fonctions et le processus de travail des auxiliaires juridiques. Cela m’a permis de mieux comprendre la place de la bibliothèque dans leur travail, et comment nous pourrions faciliter leurs tâches à la Cour.

Même si les entrevues n’ont pas coûté grand-chose (nous avons offert l’achat d’un café aux auxiliaires interrogés), un tel projet nécessite évidemment un grand investissement de temps de la part du personnel. Je suis consciente que de nombreuses bibliothèques pourraient ne pas être en mesure d’investir du précieux temps de personnel, mais j’encourage la collecte des commentaires auprès des usagers au moyen d’entretiens, et notamment d’entrevues de départ, chaque fois que cela est possible. En ce qui nous concerne, ce projet nous a permis de recueillir des données qualitatives pertinentes et de trouver de nouvelles idées avec l’aide de notre principal groupe de clients, ce qui nous a permis d’améliorer nos services pour tous nos usagers. Nous sommes enthousiastes à l’idée de refaire cet exercice en 2020 et de rejoindre éventuellement le personnel permanent d’autres divisions afin de mener des entrevues.


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